8 Cara Menghindari Kesalahan Estimasi Pengiriman UMKM
Bagi kamu yang menjalankan usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM), estimasi pengiriman adalah salah satu hal penting yang bisa memengaruhi kepuasan pelanggan. Tidak hanya soal memastikan barang sampai tepat waktu, kecepatan pengiriman juga berkaitan dengan kepercayaan pelanggan terhadap bisnismu.
Tapi, apakah kamu pernah merasa estimasi pengiriman yang kamu jadwalkan sering meleset?
Masalah seperti ini umum terjadi di dunia bisnis. Namun, jika tidak segera diatasi, hal ini bisa menjadi kendala besar untuk pertumbuhan bisnismu.
Yuk, kita bahas cara-cara menghindari kesalahan tersebut supaya bisnis kamu makin lancar!
Cara Menghindari Kesalahan Estimasi Pengiriman
Berikut ini adalah cara-cara yang bisa kamu lakukan supaya terhindar dari kesalahan dalam menentukan estimasi pengiriman:
Kenali Karakteristik Produk yang Kamu Kirim
Setiap produk memiliki kebutuhan pengiriman yang berbeda. Contohnya, produk makanan beku membutuhkan pengiriman cepat dengan fasilitas pendingin, sementara produk non-perishable seperti pakaian lebih fleksibel.
Dengan mengenali karakteristik produk, kamu bisa menentukan metode pengiriman yang paling sesuai. Estimasi pengiriman adalah hasil dari perhitungan ini, jadi pastikan kamu mempertimbangkan aspek seperti durasi pengemasan, jenis transportasi, dan potensi hambatan logistik.
Pilih Mitra Logistik yang Tepat
Mitra logistik adalah tulang punggung dari proses pengiriman. Pastikan kamu memilih jasa pengiriman yang memiliki reputasi baik dan pengalaman dalam menangani kebutuhan pengiriman bisnismu. Sebelum memilih, coba cek ulasan pelanggan lain. Kamu juga bisa mencari jasa yang menawarkan fitur tracking online agar mudah memantau posisi barangmu.
Forwarder.ai yang semakin populer belakangan ini juga bisa jadi pilihan. Dengan sistem berbasis teknologi, kamu dapat memantau pengiriman secara real-time. Selain itu, platform digital ini juga menyediakan kalkulasi estimasi waktu pengiriman yang lebih akurat dibandingkan metode tradisional.
Perhatikan Faktor Eksternal
Sebagai pemilik UMKM, kamu harus waspada terhadap berbagai faktor eksternal yang dapat memengaruhi estimasi pengiriman. Contohnya:
- Cuaca buruk: Hujan deras atau banjir bisa menghambat pengiriman.
- Hari libur nasional: Volume pengiriman biasanya meningkat tajam menjelang liburan, yang dapat menyebabkan keterlambatan.
- Kondisi lalu lintas: Apalagi jika kamu beroperasi di kota besar seperti Jakarta, macet bisa menjadi penghalang utama.
Cara mengatasinya? Selalu antisipasi dengan memberikan waktu cadangan dalam estimasi pengirimanmu.
Gunakan Sistem Manajemen Pengiriman
Sistem manajemen pengiriman (delivery management system) adalah investasi yang layak untuk bisnis kamu. Dengan teknologi ini, kamu bisa mengelola pesanan, melacak status pengiriman, dan bahkan memberikan notifikasi otomatis kepada pelanggan tentang status barang mereka.
Beberapa platform bahkan menyediakan data historis yang bisa kamu gunakan untuk menganalisis pola pengiriman. Misalnya, kamu bisa mengetahui periode mana saja yang biasanya mengalami keterlambatan dan melakukan penyesuaian estimasi.
Berkomunikasi dengan Pelanggan
Transparansi adalah kunci untuk membangun kepercayaan. Jika kamu sudah memprediksi ada kemungkinan keterlambatan, segera informasikan kepada pelanggan. Jelaskan alasan keterlambatan secara jujur dan tawarkan solusi, seperti diskon pengiriman di pesanan berikutnya.
Ingat, pelanggan lebih menghargai usaha kamu dalam memberikan informasi dibandingkan diam saja tanpa kabar.
Tentukan Kebijakan Pengiriman yang Jelas
Penting untuk memiliki kebijakan pengiriman yang mudah dimengerti pelanggan. Pastikan kamu mencantumkan estimasi waktu pengiriman pada setiap produk di toko online atau katalogmu. Kalau memungkinkan, tambahkan disclaimer seperti: “Estimasi pengiriman adalah 3-5 hari kerja, tergantung lokasi pengiriman dan kondisi cuaca.”
Dengan cara ini, pelanggan memiliki ekspektasi yang realistis sejak awal.
Gunakan Data untuk Perbaikan
Jika kamu sering menghadapi masalah estimasi pengiriman, coba lakukan evaluasi mendalam. Kumpulkan data dari setiap pengiriman, mulai dari waktu pemrosesan, durasi pengiriman, hingga tingkat keberhasilan. Dengan data ini, kamu bisa mengidentifikasi kelemahan dalam sistem pengirimanmu dan melakukan perbaikan yang diperlukan.
Sebagai contoh, jika data menunjukkan bahwa pengiriman ke wilayah tertentu sering mengalami keterlambatan, kamu bisa mencari mitra logistik yang lebih kompeten di area tersebut.
Siapkan Rencana Cadangan
Bisnis yang sukses selalu memiliki rencana cadangan. Jika mitra logistik utama kamu sedang penuh, pastikan ada opsi kedua yang bisa kamu andalkan. Begitu juga dengan pengemasan, siapkan stok bahan pengemasan agar proses persiapan barang tidak terhambat.
Mengapa Estimasi Pengiriman yang Akurat Penting?
Estimasi pengiriman adalah janji yang kamu berikan kepada pelanggan. Jika janji tersebut tidak terpenuhi, dampaknya bisa cukup besar, seperti:
- Kepercayaan pelanggan menurun: Mereka mungkin berpikir bisnismu kurang profesional.
- Reputasi terganggu: Ulasan negatif bisa memengaruhi calon pelanggan lain.
- Pelanggan beralih ke kompetitor: Persaingan di dunia bisnis sangat ketat, dan pelanggan biasanya tidak segan mencari toko lain jika merasa kecewa.
Dengan menghindari kesalahan estimasi pengiriman, kamu tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga memastikan bisnismu tumbuh secara berkelanjutan.
Sebagai pemilik UMKM, masalah logistik memang bisa terasa berat, tapi bukan berarti tidak bisa diatasi. Dengan menerapkan tips di atas, kamu bisa membuat proses pengiriman lebih efisien dan memastikan pelanggan tetap puas.
Ingat, estimasi pengiriman termasuk hal penting dalam bisnis, khususnya distribusi. Jadi, mulai sekarang, pastikan estimasi pengirimanmu lebih terukur dan tepat waktu.
